01Сначала упорядочьте материалы, спецификации и обоснование цен
Специалисты по закупкам или тендерам загружают спецификацию материалов, сверяют количество, бренды и технические параметры, затем собирают цены, возвращённые поставщиками, и ценовые подтверждения из других каналов. Для цен из разных источников сохраняется обоснование; в расчёт предложения они попадают только после того, как их принял сотрудник. Позиции с неподтверждёнными параметрами сначала оформляются как требующие уточнения, чтобы догадки не попадали напрямую во внешнее ценовое предложение.
02Выбор цены и финальная редакция договора подтверждаются ответственными сотрудниками
Менеджеры подтверждают внешнее ценовое предложение и содержание договора на основе принятых ценовых обоснований. Модуль договоров формирует электронный проект по шаблону; документы на подписание и архивирование оформляются людьми, при этом материалы договора можно передать в проект. Результаты запроса цен служат обоснованием предложения, а содержание договора по-прежнему проверяют и утверждают менеджеры.
03Фиксируйте в системе процесс выставления счёта и передачи его клиенту
Руководитель проекта оформляет счёт с учётом хода поставки и фиксирует, передан ли документ клиенту, каким способом и с какими подтверждающими материалами. Отслеживание поступлений показывает статус оформления и помогает проектным и финансовым сотрудникам различать разные задачи: «счёт выставлен», «передан клиенту» и «требуется дальнейшая работа по получению оплаты».
04Свяжите фактические поступления со счетами, затем сверьте остаток дебиторской задолженности
Финансовые сотрудники выбирают поступления из внесённых движений средств, относят их к соответствующим счетам и просматривают ход оплаты по этапам, детализацию и журнал операций. Ошибочные записи о передаче или о поступлении отменяются в рамках прав доступа с сохранением следа. Отслеживание поступлений отвечает за процесс оформления, а реестр дебиторской задолженности — за сводный учёт и сверку; проверять нужно по обоим, и одно лишь продвижение процесса не означает, что деньги получены.
Для кого
Руководители, менеджеры проектов, тендерные и финансовые команды, особенно в проектном ИТ-бизнесе.
Развёртывание и границы
Поддерживается частное развёртывание. Серверы, права, модели и резервирование согласуются при поставке. При выборе внешнего ИИ соответствующие запросы отправляются его провайдеру.
ИИ не заменяет деловые решения, юридическую проверку и согласующих. Возможности устройств различаются; восстановление выполняется по согласованной процедуре.
